INFORMATIVA PRIVACY PER CONTATTI PROFESSIONALI, POTENZIALI CLIENTI, CLIENTI, FORNITORI E PARTNER

ai sensi degli Artt. 13 e 14 del GDPR Reg. Ue 2016/679

  1. INTRODUZIONE

Con la presente, FinData Srl, (di seguito anche “FinData”, la “Società” o il “Titolare”), informa le persone fisiche che entrano in contatto con la Società, anche in qualità di potenziali clienti, clienti, fornitori, partner, professionisti o referenti di enti e organizzazioni, nonché i dipendenti, collaboratori, rappresentanti e altri soggetti operanti per conto delle relative organizzazioni (di seguito gli “Interessati”), in merito al trattamento dei loro dati personali.

La presente informativa si applica ai dati acquisiti nel corso di richieste di informazioni, contatti commerciali o professionali, appuntamenti, eventi, segnalazioni o presentazioni, attività precontrattuali, predisposizione di offerte e preventivi, stipulazione ed esecuzione di contratti, nonché nella gestione dei rapporti con clienti, fornitori e partner e delle attività a essi connesse.

I dati possono essere raccolti direttamente presso l’Interessato oppure essere comunicati dall’organizzazione per la quale opera, da altri soggetti legittimati o acquisiti da fonti pubblicamente accessibili. In quest’ultimo caso, la presente informativa è resa anche ai sensi dell’art. 14 del GDPR.

Qualora FinData sia nominata Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, la presente informativa riguarda esclusivamente i trattamenti effettuati dalla Società in qualità di Titolare. I trattamenti svolti per conto del cliente restano disciplinati dal relativo accordo sul trattamento dei dati e dall’informativa resa agli interessati dal cliente in qualità di Titolare.

I trattamenti connessi alla navigazione sui siti web di FinData e all’utilizzo di cookie o altri strumenti di tracciamento sono disciplinati dalle specifiche informative pubblicate sui siti e dalla relativa Cookie Policy.

  1. CHI È IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è FinData Srl, con sede legale in Via Margherita 39, P.co Europa, 80040 Pollena Trocchia (NA), C.F. e P. IVA IT 08963651214. Il Titolare può essere contattato all’indirizzo e-mail info@findata.it, oppure al numero +39 02 8717 8439.

  1. QUALI TIPOLOGIE DI DATI PERSONALI VENGONO TRATTATI DA FINDATA?

FinData può raccogliere e trattare, in relazione alle finalità indicate nella presente informativa, le seguenti categorie di dati personali:

  • dati identificativi e anagrafici, quali nome, cognome, ruolo e organizzazione di appartenenza;
  • dati di contatto professionali o personali utilizzati nel rapporto, quali indirizzo e-mail, PEC, numero di telefono e recapito;
  • dati professionali e organizzativi, quali funzione, qualifica, area di competenza e informazioni relative al rapporto con la controparte;
  • dati contrattuali, amministrativi, fiscali, bancari e relativi a pagamenti, ordini, offerte, incarichi e fatturazione;
  • dati contenuti nella corrispondenza, nella documentazione contrattuale, tecnica e progettuale e negli atti o materiali scambiati nell’ambito del rapporto;
  • dati contenuti in registrazioni, trascrizioni e verbali di riunioni, quando tali strumenti siano utilizzati previa informazione dei partecipanti;
  • dati tecnici e di sicurezza connessi all’utilizzo dei sistemi e dei servizi della Società, quali log, identificativi, informazioni sugli accessi e sulle attività svolte.

I dati sono raccolti direttamente presso l’Interessato, presso l’organizzazione per la quale opera, tramite soggetti che effettuano una presentazione o segnalazione professionale, oppure da fonti pubblicamente accessibili, quali siti istituzionali o aziendali, registri pubblici, albi, elenchi professionali e profili professionali resi pubblici dall’Interessato.

FinData non richiede, di regola, il conferimento di categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 del GDPR. L’Interessato è pertanto invitato a non comunicare tali informazioni, salvo che ciò sia strettamente necessario in relazione a uno specifico incarico o obbligo. In tali casi il trattamento sarà effettuato sulla base di un idoneo presupposto giuridico e con le garanzie previste dalla normativa applicabile.

  1. PER QUALI FINALITÀ VENGONO TRATTATI I DATI PERSONALI?

FinData tratta i Dati Personali mediante strumenti manuali, informatici e telematici, per:

  1. a) rispondere a richieste di informazioni, contatto o assistenza, gestire appuntamenti e interlocuzioni preliminari e dare seguito alle richieste ricevute tramite sito, e-mail, telefono o altri canali;
  2. b) predisporre offerte, preventivi e proposte, svolgere trattative e adottare misure precontrattuali richieste dall’Interessato o dalla controparte;
  3. c) stipulare, gestire ed eseguire contratti, incarichi e rapporti con clienti, fornitori e partner, compresa l’erogazione e il coordinamento dei servizi e delle attività concordate;
  4. d) gestire i rapporti professionali con i referenti, dipendenti e collaboratori delle controparti, assicurando comunicazioni, coordinamento operativo e continuità del rapporto;
  5. e) adempiere agli obblighi amministrativi, contabili, fiscali, previdenziali e regolamentari e gestire ordini, pagamenti, fatturazione e attività connesse;
  6. f) documentare e organizzare riunioni, attività e decisioni di progetto mediante appunti, verbali, registrazioni o trascrizioni, previa informazione dei partecipanti e secondo criteri di necessità e proporzionalità;
  7. g) proteggere i sistemi, le informazioni e gli asset aziendali, prevenire abusi o frodi e accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziale o stragiudiziale, compreso il recupero dei crediti;
  8. h) adempiere a obblighi di legge, richieste o provvedimenti di autorità pubbliche, organi di vigilanza o autorità giudiziarie;
  9. i) svolgere attività funzionali a operazioni societarie, quali fusioni, acquisizioni, cessioni di azienda o di ramo d’azienda, scissioni, riorganizzazioni o altre trasformazioni;
  10. j) inviare newsletter, aggiornamenti professionali e comunicazioni promozionali relative ai servizi di FinData e dei propri brand, nei casi e con le modalità indicate nel successivo paragrafo.

    5. QUAL È IL FONDAMENTO GIURIDICO DEL TRATTAMENTO?

Il trattamento dei Dati Personali si fonda, a seconda delle finalità e della posizione dell’Interessato, sulle seguenti basi giuridiche:

  • l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato e l’esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, in particolare quando il rapporto riguarda una persona fisica, un professionista o una ditta individuale;
  • il legittimo interesse di FinData e della controparte a instaurare, gestire ed eseguire rapporti professionali e contrattuali tramite i rispettivi referenti, nonché a garantire il coordinamento, la continuità operativa e la corretta documentazione delle attività, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR;
  • l’adempimento di obblighi legali cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR;
  • il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei sistemi e delle informazioni, alla prevenzione di abusi e frodi, alla tutela dei propri diritti e alla realizzazione delle operazioni societarie indicate nel paragrafo precedente, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR;
  • il consenso dell’Interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR, per l’invio di newsletter e comunicazioni promozionali quando richiesto dalla normativa applicabile; il consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca;
  • limitatamente ai clienti, l’art. 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003, quando FinData utilizza le coordinate di posta elettronica fornite nel contesto della vendita di un servizio per proporre propri servizi analoghi, ferma restando la possibilità di opporsi in ogni momento.

Quando il trattamento è fondato sul legittimo interesse, l’Interessato può opporsi in qualsiasi momento per motivi connessi alla propria situazione particolare. FinData si asterrà dall’ulteriore trattamento, salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti prevalenti oppure che il trattamento sia necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.

Il conferimento dei dati necessari a rispondere a una richiesta, formulare un’offerta, concludere o eseguire un contratto e adempiere agli obblighi di legge è necessario. Il mancato conferimento può impedire a FinData di dare seguito alla richiesta o di instaurare o proseguire il rapporto. Il conferimento dei dati per finalità promozionali è invece facoltativo.

  1. CHI HA ACCESSO AI DATI PERSONALI?

Nei limiti pertinenti alle finalità indicate, i Dati Personali possono essere trattati o comunicati a:

  • dipendenti, collaboratori e altre persone autorizzate da FinData, che operano sulla base di specifiche istruzioni e nel rispetto di obblighi di riservatezza;
  • fornitori di servizi informatici, cloud, hosting, posta elettronica, comunicazione, collaborazione, gestione documentale, CRM, manutenzione, sicurezza e assistenza tecnica;
  • fornitori di strumenti basati su intelligenza artificiale e di servizi di registrazione o trascrizione, nei limiti descritti nel paragrafo dedicato;
  • consulenti e professionisti, quali consulenti legali, amministrativi, fiscali, del lavoro, assicurativi e revisori;
  • istituti bancari, prestatori di servizi di pagamento e soggetti coinvolti nella gestione di incassi, pagamenti e adempimenti amministrativi;
  • subfornitori, subappaltatori e partner coinvolti nell’esecuzione delle attività concordate, quando necessario e nel rispetto dei relativi obblighi contrattuali e di protezione dei dati;
  • società o soggetti coinvolti in operazioni societarie e i relativi consulenti, nei limiti necessari alla valutazione e realizzazione dell’operazione;
  • autorità pubbliche, organi di vigilanza, autorità giudiziarie e altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge o in forza di un provvedimento.

Tali soggetti operano, a seconda dei casi, in qualità di persone autorizzate, responsabili del trattamento nominati ai sensi dell’art. 28 del GDPR oppure autonomi titolari. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.

  1. I DATI PERSONALI VENGONO TRASFERITI ALL’ESTERO?

I Dati Personali sono trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora l’utilizzo di fornitori, piattaforme o infrastrutture comporti il trasferimento o l’accesso ai dati da Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, il trattamento avverrà nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure mediante garanzie adeguate ai sensi degli artt. 46 e 47 del GDPR, quali le Clausole Contrattuali Tipo, integrate ove necessario da misure supplementari. Le deroghe di cui all’art. 49 del GDPR saranno utilizzate soltanto nei casi residuali previsti dalla normativa.

L’Interessato può richiedere informazioni sui trasferimenti effettuati e sulle garanzie applicate scrivendo a info @ findata.it.

  1. PER QUANTO TEMPO VENGONO CONSERVATI I DATI PERSONALI?

I Dati Personali sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e, in particolare:

  1. a) i dati relativi a richieste di informazioni, contatti e attività precontrattuali non seguite dalla conclusione di un contratto sono conservati per un periodo massimo di 12 mesi dall’ultimo contatto significativo, salvo la necessità di ulteriore conservazione per la gestione di contestazioni o la tutela dei diritti del Titolare;
  2. b) i dati relativi a rapporti contrattuali sono conservati per la durata del rapporto e, successivamente, per 10 anni dalla cessazione, fatti salvi ulteriori termini previsti dalla legge o necessari per la tutela dei diritti del Titolare;
  3. c) i dati dei referenti delle controparti sono conservati per la durata del rapporto professionale o fino alla comunicazione della cessazione del ruolo, ferma restando la conservazione delle comunicazioni e dei documenti nei quali sono contenuti per i periodi applicabili al rapporto;
  4. d) le registrazioni di riunioni sono conservate per il tempo necessario alla predisposizione e verifica della trascrizione o del verbale e sono successivamente cancellate, salvo specifiche esigenze documentate; le trascrizioni e i verbali seguono i tempi di conservazione del rapporto o del progetto cui si riferiscono;
  5. e) i dati utilizzati per newsletter e comunicazioni promozionali sono conservati fino alla revoca del consenso o all’esercizio del diritto di opposizione; le informazioni strettamente necessarie a documentare la scelta dell’Interessato e a impedire ulteriori invii possono essere conservate per il periodo necessario a dimostrare il rispetto della normativa;
  6. f) in caso di contenzioso, indagine o necessità di tutela dei diritti, i dati possono essere conservati fino alla conclusione della relativa vicenda e all’esaurimento dei termini per l’esercizio delle azioni.

Al termine dei periodi applicabili, i dati saranno cancellati, anonimizzati o resi non più disponibili per le finalità ordinarie, salvo che la loro ulteriore conservazione sia richiesta dalla legge.

  1. CHE DIRITTI HA L’INTERESSATO CON RIGUARDO AI SUOI DATI PERSONALI?

Nei casi previsti dal GDPR, l’Interessato può chiedere al Titolare:

  • la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e l’accesso ai dati e alle informazioni previste dall’art. 15 del GDPR;
  • la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione dei dati incompleti ai sensi dell’art. 16 del GDPR;
  • la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 del GDPR;
  • la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR;
  • la portabilità dei dati nei limiti e alle condizioni previste dall’art. 20 del GDPR;
  • l’opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse ai sensi dell’art. 21 del GDPR;
  • la revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

L’Interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento avvenga in violazione della normativa applicabile.

  1. DETTAGLI SULLA SICUREZZA DEI DATI

FinData adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tenendo conto della natura dei dati, delle finalità e delle modalità del trattamento, nonché dello stato dell’arte e dei costi di attuazione. Le misure sono riesaminate e aggiornate in relazione all’evoluzione dei rischi, dell’organizzazione e delle tecnologie utilizzate.

L’accesso ai dati è consentito ai soli soggetti che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle proprie attività, sulla base di autorizzazioni, profili di accesso e istruzioni coerenti con i compiti assegnati. FinData adotta inoltre misure volte a prevenire accessi non autorizzati, perdita, distruzione, divulgazione o modifica indebita dei dati e svolge verifiche periodiche sull’adeguatezza dei presidi applicati.

  1. USO DI STRUMENTI DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE E DECISIONI AUTOMATIZZATE

Nello svolgimento delle proprie attività professionali, FinData può utilizzare strumenti basati su intelligenza artificiale, quali assistenti generativi impiegati per la redazione, revisione, sintesi e analisi di documenti, nonché strumenti di trascrizione automatica di riunioni e comunicazioni. Tali strumenti sono utilizzati esclusivamente come supporto all’attività del personale e possono comportare il trattamento dei Dati Personali contenuti nella documentazione o nelle comunicazioni pertinenti al rapporto.

L’utilizzo avviene nel rispetto delle seguenti garanzie:

  1. a) i fornitori che trattano dati personali per conto di FinData sono selezionati previa valutazione dei profili di protezione dei dati e sicurezza e, ove applicabile, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR;
  2. b) sono utilizzati piani, configurazioni e condizioni contrattuali idonei a escludere l’impiego dei dati personali per l’addestramento generalizzato dei modelli del fornitore;
  3. c) i dati immessi negli strumenti sono limitati a quanto necessario e pertinente, secondo istruzioni interne vincolanti per il personale autorizzato;
  4. d) quando possibile, sono applicate tecniche di anonimizzazione, pseudonimizzazione o rimozione delle informazioni non necessarie;
  5. e) gli output sono sottoposti a verifica e validazione umana da parte di personale qualificato e non sostituiscono le valutazioni professionali e i controlli del Titolare;
  6. f) gli eventuali trasferimenti verso Paesi terzi avvengono nel rispetto delle condizioni indicate nel paragrafo 7.

La registrazione e la trascrizione delle riunioni avvengono previa informazione dei partecipanti. Quando richiesto dalla normativa o dalle caratteristiche del trattamento, FinData acquisisce uno specifico consenso o mette a disposizione modalità alternative di partecipazione.

FinData non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’Interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona ai sensi dell’art. 22 del GDPR. Qualora siano introdotti trattamenti di tale natura, l’Interessato riceverà preventivamente le informazioni e le garanzie richieste dalla normativa.

  1. RISERVATEZZA E SEGRETEZZA

FinData tratta i Dati Personali e le informazioni acquisite nell’ambito dei rapporti professionali secondo obblighi di riservatezza che costituiscono un elemento essenziale della propria attività. In particolare:

  1. a) i dati non sono diffusi e non sono comunicati a soggetti diversi da quelli indicati nella presente informativa, salvo che ciò sia necessario per l’esecuzione del rapporto, previsto dalla legge o imposto da un provvedimento dell’autorità;
  2. b) i dati non sono ceduti a terzi per finalità commerciali e sono utilizzati per le finalità indicate nel paragrafo 4, comprese le comunicazioni professionali e promozionali effettuate nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa;
  3. c) l’accesso ai dati è consentito ai soli soggetti che ne abbiano effettiva necessità in relazione alle attività svolte e alle autorizzazioni ricevute;
  4. d) dipendenti, collaboratori e altre persone autorizzate operano sotto l’autorità del Titolare, ricevono istruzioni ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del GDPR e sono vincolati a obblighi di riservatezza;
  5. e) i responsabili del trattamento sono vincolati agli obblighi previsti dall’art. 28 del GDPR, compreso l’impegno alla riservatezza delle persone autorizzate;
  6. f) l’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale, cloud e collaborazione non comporta alcuna deroga agli obblighi di riservatezza e sicurezza previsti dalla presente informativa e dagli accordi applicabili.

Restano ferme le previsioni in materia di riservatezza e segretezza contenute nei contratti o in separati accordi di non divulgazione, che prevalgono ove più stringenti.

  1. COME CONTATTARE IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO?

Per richiedere informazioni, esercitare i propri diritti o formulare osservazioni in merito alla presente informativa, l’Interessato può contattare FinData all’indirizzo e-mail info@findata.it oppure al numero +39 02 8717 8439.

  1. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI

La presente informativa può essere modificata o aggiornata in relazione a variazioni normative, organizzative o tecnologiche oppure a cambiamenti nei trattamenti effettuati. La versione aggiornata sarà resa disponibile con modalità idonee in relazione ai soggetti e ai rapporti interessati.

Versione: rev. 4.0 del 30/07/2026