Installare una telecamera in azienda per ragioni di sicurezza non significa automaticamente essere in regola. Se l’impianto può riprendere anche i lavoratori, entrano in gioco non solo il GDPR, ma anche le garanzie previste dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Lo dimostra un provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali dell’11 aprile 2024, che ha sanzionato il Comune di Madignano, in provincia di Cremona, per l’utilizzo non conforme di una telecamera installata all’interno della sede comunale.
La sanzione è stata di 3.000 euro, ma il caso è interessante soprattutto per un altro motivo: chiarisce quali errori possono rendere illecito un sistema di videosorveglianza sul luogo di lavoro anche quando le telecamere sono state installate per finalità apparentemente legittime, come la sicurezza delle persone o la tutela del patrimonio.
Il caso: una telecamera nell’atrio del Comune
La vicenda nasce dalla segnalazione di una dipendente.
Nell’atrio della sede comunale era presente una telecamera collocata in prossimità del sistema di rilevazione delle presenze. Secondo quanto ricostruito dal Garante, l’apparecchio era stato collegato all’impianto di videosorveglianza anche a seguito di un’aggressione subita da un’assistente sociale e da un assessore.
La finalità di sicurezza, però, non era sufficiente.
La telecamera poteva infatti riprendere anche i lavoratori che transitavano nell’atrio. L’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro prevista dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori era stata ottenuta solo successivamente, quando il sistema era già stato utilizzato.
Ed è proprio questo uno degli aspetti più importanti del provvedimento: non è necessario che una telecamera sia puntata direttamente sulla scrivania di un dipendente perché possa configurarsi un controllo a distanza.
Se il sistema è idoneo a riprendere il personale mentre transita o sosta nei luoghi di lavoro, devono essere valutate anche le garanzie previste dalla normativa sul lavoro.
Videosorveglianza dei dipendenti: quando si applica l’articolo 4
L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori disciplina gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.
Questi strumenti possono essere utilizzati per finalità specifiche, tra cui:
- esigenze organizzative e produttive;
- sicurezza del lavoro;
- tutela del patrimonio aziendale.
Quando dall’impianto può derivare anche la possibilità di controllare a distanza i dipendenti, l’installazione deve però essere preceduta dall’accordo con le rappresentanze sindacali oppure, quando l’accordo non è possibile o le rappresentanze non sono presenti, dall’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Nel caso esaminato dal Garante, il Comune aveva utilizzato la telecamera per un periodo precedente al rilascio dell’autorizzazione. Per l’Autorità, in quella fase il trattamento delle immagini dei lavoratori non rispettava le condizioni richieste dall’articolo 4.
La finalità di sicurezza non elimina gli altri obblighi
Questo passaggio merita attenzione.
Un’azienda può avere una ragione del tutto legittima per installare un sistema di videosorveglianza: prevenire furti, proteggere beni, controllare gli accessi o aumentare la sicurezza di determinati ambienti.
Ma una finalità legittima non rende automaticamente legittime tutte le modalità con cui viene realizzata la videosorveglianza.
Se le telecamere possono riprendere anche il personale, bisogna verificare anche la disciplina sul controllo a distanza dei lavoratori.
È una distinzione importante perché uno degli errori più comuni consiste proprio nel ragionare così: “Non voglio controllare i dipendenti, quindi l’articolo 4 non mi riguarda”.
La normativa considera invece anche la semplice possibilità che dallo strumento derivi un controllo a distanza, indipendentemente dal fatto che quello sia lo scopo principale per cui la telecamera è stata installata. Questo orientamento continua a essere ribadito dal Garante anche nei provvedimenti più recenti.
Il secondo problema: l’informativa sulla videosorveglianza
L’autorizzazione non era l’unico problema riscontrato.
Il Comune aveva dichiarato di avere installato cartelli nelle vicinanze delle telecamere e richiamava inoltre un proprio regolamento sulla videosorveglianza.
Per il Garante, tuttavia, questo non era sufficiente.
In materia di videosorveglianza l’interessato deve ricevere un primo livello di informazioni attraverso la segnaletica presente prima dell’ingresso nell’area videosorvegliata. Deve inoltre poter accedere facilmente a un’informativa completa, contenente gli elementi richiesti dall’articolo 13 del GDPR.
Nel caso di Madignano, il regolamento utilizzato dall’ente non conteneva tutte le informazioni necessarie, comprese quelle specificamente riferite alla videosorveglianza all’interno del luogo di lavoro. Il Garante ha quindi accertato una violazione degli obblighi di trasparenza nei confronti sia dei lavoratori sia di utenti e visitatori.
Anche qui c’è una lezione utile per le aziende: il cartello “area videosorvegliata” da solo non esaurisce gli obblighi privacy.
Le immagini erano state utilizzate anche contro una dipendente
Il caso diventa ancora più significativo perché alcune immagini raccolte dal sistema erano state utilizzate nell’ambito di un procedimento disciplinare.
La contestazione riguardava la presenza in servizio della dipendente e il rispetto delle procedure di rilevazione dell’orario.
L’articolo 4, comma 3, dello Statuto dei Lavoratori consente, a determinate condizioni, di utilizzare le informazioni raccolte attraverso gli strumenti disciplinati dalla norma anche per finalità connesse al rapporto di lavoro. Ma presuppone, tra le altre cose, che i dati siano stati raccolti lecitamente e che il lavoratore abbia ricevuto un’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli.
Nel caso esaminato, il Garante ha ritenuto illecito anche l’utilizzo delle immagini nell’ambito del procedimento disciplinare, perché la raccolta era avvenuta prima dell’autorizzazione richiesta e senza un’adeguata informazione ai dipendenti.
E i cosiddetti “controlli difensivi”?
Il Comune aveva richiamato anche la teoria dei cosiddetti controlli difensivi, invocando l’esigenza di accertare condotte illecite della lavoratrice.
Il Garante non ha ritenuto che questa eccezione potesse trovare applicazione nel caso concreto.
Un elemento è particolarmente significativo: la telecamera era stata installata prima dei fatti poi contestati e poteva riprendere indistintamente i lavoratori e i visitatori che transitavano nell’atrio. Non si trattava quindi di un controllo mirato attivato successivamente alla nascita di uno specifico e concreto sospetto nei confronti di una determinata persona.
È un tema delicato, sul quale la giurisprudenza ha elaborato criteri specifici. Per questo i controlli difensivi non dovrebbero essere considerati una scorciatoia per evitare gli adempimenti previsti dall’articolo 4.
Quali violazioni ha contestato davvero il Garante
Nel provvedimento relativo al Comune di Madignano, le principali criticità accertate riguardavano quindi tre aspetti:
- utilizzo del sistema di videosorveglianza senza le garanzie previste dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori nel periodo precedente all’autorizzazione dell’Ispettorato;
- informativa privacy non adeguata nei confronti dei lavoratori, degli utenti e dei visitatori;
- utilizzo delle immagini nell’ambito di un procedimento disciplinare senza che fossero rispettati i presupposti richiesti dalla normativa.
Il Garante ha dichiarato illecito il trattamento, ha ordinato al Comune di predisporre un’informativa conforme e ha applicato una sanzione amministrativa di 3.000 euro, disponendo anche la pubblicazione del provvedimento sul proprio sito.
È importante precisare anche cosa non risulta contestato in questo specifico procedimento: il provvedimento non accerta una violazione per mancata DPIA, né per mancata nomina di responsabili esterni o per inadeguate misure di sicurezza. Sono aspetti che possono essere rilevanti in altri sistemi di videosorveglianza, ma non costituiscono le violazioni accertate in questo caso.
Cosa insegna questo caso alle aziende
Il provvedimento riguarda una pubblica amministrazione, ma alcuni principi sono direttamente rilevanti anche per le imprese private.
Il primo è che videosorveglianza e controllo dei dipendenti sono due discipline che devono essere valutate insieme.
Installare una telecamera per proteggere un ingresso, una cassa, un magazzino o altri beni aziendali può essere perfettamente giustificato. Se però nel campo di ripresa possono comparire anche i lavoratori, è necessario verificare preventivamente gli obblighi previsti dallo Statuto dei Lavoratori.
Il secondo principio riguarda la trasparenza: non basta acquistare un cartello standard e affiggerlo sulla porta. È necessario verificare che informativa breve e informativa completa descrivano correttamente il trattamento effettivamente svolto.
Il terzo riguarda l’utilizzo successivo delle registrazioni. Avere materialmente a disposizione un filmato non significa automaticamente poterlo utilizzare per qualsiasi scopo, soprattutto quando entra in gioco il rapporto di lavoro.
Videosorveglianza in azienda: cosa verificare prima di accendere le telecamere
Prima di installare o modificare un impianto di videosorveglianza aziendale è quindi opportuno verificare almeno:
- quale finalità giustifica l’impianto;
- quali aree vengono effettivamente riprese;
- se nell’inquadratura possono comparire dipendenti;
- se è necessario un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro;
- se cartelli e informativa completa sono conformi al GDPR;
- per quanto tempo vengono conservate le registrazioni;
- chi può accedere alle immagini e con quali modalità;
- se, per le caratteristiche del trattamento, è necessaria una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati;
- quali usi delle immagini sono stati comunicati ai lavoratori.
La conformità di un sistema di videosorveglianza, quindi, non dipende soltanto dalla telecamera scelta o dal punto in cui viene installata. È il risultato di una valutazione preventiva che deve tenere insieme GDPR, Codice Privacy e normativa sul lavoro.
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Un impianto installato per aumentare la sicurezza può diventare una fonte di rischio se non viene configurato e documentato correttamente.
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