Una segnalazione può essere presentata da una persona che non lavora più nell’organizzazione? E cosa succede quando il segnalante o la persona coinvolta lasciano l’azienda mentre le verifiche sono ancora in corso?

La cessazione del rapporto di lavoro o di collaborazione non rende automaticamente irrilevante la segnalazione e non giustifica, da sola, la chiusura dell’istruttoria. Occorre però verificare che i fatti segnalati e la persona che effettua la segnalazione rientrino effettivamente nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 24/2023.

Cosa prevede la normativa

Il D.Lgs. 24/2023 protegge le persone che segnalano violazioni delle quali siano venute a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo. La disciplina non riguarda soltanto i dipendenti, ma comprende, in presenza delle condizioni previste dalla legge, anche lavoratori autonomi, collaboratori, consulenti, professionisti, volontari, tirocinanti, azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Le tutele possono applicarsi anche quando la segnalazione viene effettuata dopo lo scioglimento del rapporto giuridico, purché le informazioni sulle violazioni siano state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Ciò che rileva, quindi, non è la presenza attuale del segnalante nell’organizzazione, ma il collegamento tra le informazioni segnalate e il contesto lavorativo nel quale sono state conosciute.

Non ogni comunicazione relativa a un comportamento scorretto costituisce, tuttavia, una segnalazione whistleblowing. Devono essere rispettati l’ambito soggettivo e quello oggettivo stabiliti dal D.Lgs. 24/2023, tenendo conto, nel settore privato, anche delle caratteristiche dell’ente e delle violazioni che possono essere segnalate.

Se il segnalante ha lasciato l’organizzazione

Un ex dipendente o collaboratore può presentare una segnalazione dopo la cessazione del rapporto, quando le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante lo svolgimento dell’attività lavorativa o professionale.

La cessazione del rapporto non esclude, di per sé, l’applicazione delle tutele previste dalla normativa. Restano però ferme le relative condizioni: al momento della segnalazione, la persona deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni siano vere e rientrino nell’ambito della disciplina, e deve utilizzare uno dei canali previsti dalla legge.

Anche quando il segnalante lascia l’organizzazione durante l’istruttoria, il gestore del canale deve continuare a valutare la segnalazione e a darle diligente seguito. Devono inoltre essere mantenute, secondo quanto previsto dalla normativa, le interlocuzioni con il segnalante e le garanzie di riservatezza.

Sul piano operativo, il canale dovrebbe essere concretamente accessibile anche ai soggetti legittimati che non dispongono più delle credenziali aziendali. Una piattaforma raggiungibile esclusivamente attraverso la rete interna o l’account di lavoro potrebbe infatti ostacolare la presentazione della segnalazione da parte di un ex dipendente o collaboratore.

Se la persona coinvolta non lavora più nell’azienda

Anche la cessazione del rapporto della persona alla quale sono attribuiti i fatti non determina automaticamente l’archiviazione della segnalazione.

Le verifiche possono restare necessarie per accertare quanto avvenuto, individuare eventuali carenze organizzative, correggere procedure interne, prevenire il ripetersi delle condotte o valutare la trasmissione delle informazioni agli organi e alle autorità competenti.

La cessazione del rapporto può incidere sulla possibilità di adottare determinati provvedimenti lavoristici o disciplinari nei confronti della persona coinvolta. Non elimina però la rilevanza degli eventuali effetti prodotti dalla condotta né l’interesse dell’organizzazione a completare correttamente gli accertamenti.

Anche l’identità della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione deve essere tutelata fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, secondo le garanzie stabilite dal D.Lgs. 24/2023.

Cosa devono fare le aziende

Le imprese soggette alla disciplina dovrebbero assicurarsi che le proprie procedure regolino espressamente anche le situazioni nelle quali il rapporto di lavoro o professionale sia già cessato o termini durante la gestione della segnalazione.

In particolare, è opportuno:

  • verificare che il canale sia accessibile anche agli ex dipendenti, collaboratori e agli altri soggetti legittimati;
  • evitare l’archiviazione automatica motivata esclusivamente dalla cessazione del rapporto;
  • distinguere gli effetti dell’uscita del segnalante da quelli derivanti dall’uscita della persona coinvolta;
  • documentare le valutazioni e le attività istruttorie effettivamente svolte;
  • garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e delle altre persone menzionate;
  • disciplinare gli eventuali flussi verso le funzioni interne e le autorità competenti;
  • mantenere aggiornate la procedura, l’informativa privacy e le autorizzazioni al trattamento dei dati personali.

Conservazione della segnalazione e dei dati personali

La cessazione del rapporto non comporta la cancellazione automatica della segnalazione e della relativa documentazione.

L’art. 14 del D.Lgs. 24/2023 stabilisce che le segnalazioni interne ed esterne e la documentazione collegata siano conservate per il tempo necessario alla loro gestione e, comunque, non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura.

Il termine di cinque anni rappresenta un limite massimo. Il periodo effettivo di conservazione deve essere determinato in base alle necessità del caso concreto e nel rispetto dei principi di minimizzazione, proporzionalità e limitazione della conservazione previsti dalla disciplina sulla protezione dei dati personali.

I dati personali manifestamente non utili alla gestione della segnalazione non devono essere raccolti oppure, se acquisiti accidentalmente, devono essere cancellati senza ritardo.

Occorre inoltre distinguere la segnalazione e il relativo fascicolo dagli eventuali documenti confluiti in procedimenti disciplinari, giudiziari o di altra natura, che possono essere soggetti a differenti obblighi e tempi di conservazione.

Concludendo

La cessazione del rapporto di lavoro o di collaborazione non rende automaticamente irrilevante una segnalazione whistleblowing.

Un ex dipendente o collaboratore può beneficiare delle tutele previste dalla normativa quando le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il rapporto e ricorrono le altre condizioni stabilite dalla legge. Allo stesso modo, l’uscita dall’organizzazione della persona coinvolta non comporta necessariamente la chiusura dell’istruttoria.

Per le aziende è quindi essenziale adottare procedure che consentano di valutare ogni segnalazione in base al suo contenuto e al contesto nel quale le informazioni sono state acquisite, senza utilizzare la cessazione del rapporto come motivo automatico di archiviazione.

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